* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Раздел 3. Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (см. рис. 3.46) включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. Нумерация заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, выполняется в валовом порядке. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений1. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела данной описи. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЭК предприятия, после чего (в случае согласования) в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение соответствующего архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем предприятия, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в архивное учреждение, а остальные остаются у предприятия (см. далее)2. При составлении годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (см. рис. 3.47) в него включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений предприятия3. В необходимых случаях к годовому разделу описи составляются оглавление и список сокращенных слов. 1 Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. 2 На предприятиях (в организациях, учреждениях), в деятельности которых ежегодно образуется не более 200 дел постоянного хранения, опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. 3 Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения должна соответствовать систематизации заголовков дел по сводной номенклатуре дел за этот же год. 144