* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация хранения документов 2. Составление, согласование и представление на утверждение годового раздела сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по кадрам. 3. Выделение к уничтожению дел предприятия за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 4. Составление и представление на утверждение актов о выделении дел к уничтожению. Дооформление дел, состоящих на хранении архива предприятия и подлежащих передаче на постоянное хранение, включает: 1. Уточнение заголовков дел. 2. Простановку чернилами архивных шифров на обложках дел постоянного хранения1. 3. В случае, если обнаружено, что ранее дело было сформировано неправильно, — переформирование дела. 4. Проверку правильности и полноты оформления дела, его физического состояния. Подготовка ЭД (БД) к передаче на постоянное хранение предусматривает: 1. Проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архивное учреждение. 2. Перезапись ЭД (БД) на машинные носители того типа и в том формате, на которых (в котором) они будут храниться в архивном учреждении. 3. Проверку качества записи. 4. Описание ЭД (БД) — если это не было выполнено ранее. 5. Простановку архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД (БД) постоянного хранения и по личному составу. 6. Проверку комплекта сопроводительной документации. Рис. 3.45. 1 Только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения, — до этого он проставляется карандашом (см. далее). 143