* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация хранения документов Подготовка архивных справок, копий и выписок производится с соблюдением следующих правил: 1. Архивные справки готовятся на основании документов (подлинных, а также заверенных и незаверенных копий) и имеющихся в архиве печатных материалов, относящихся к предмету запроса. При использовании незаверенной копии документа об этом в тексте архивной справки делается примечание («Незаверенная копия»). 2. Оформление архивных справок производится на бланке установленного образца. В архивной справке указываются сведения, относящиеся к предмету запроса, а также названия, даты и номера документов, использованные при исполнении запроса. 3. Содержание архивной справки излагается в хронологической последовательности относящихся к запросу фактов (событий), при этом в текст включаются только сведения, имеющиеся в соответствующих документах. При цитировании архивных документов соответствующие фрагменты текста архивной справки берутся в кавычки. 4. После текста справки приводятся архивные шифры документов, послуживших основанием для подготовки текста справки. Архивная справка подписывается директором предприятия и руководителем архива, после чего заверяется печатью предприятия. 5. Архивная выписка готовится на основании документа, содержащего, наряду со сведениями по вопросу, составляющему предмет запроса, сведения и по другим вопросам. Архивная выписка должна воспроизводить полный текст части документа, содержащей требуемые сведения. 6. Отдельные слова (словосочетания) документа, а также имеющиеся в нем исправления, вызывающие сомнения в достоверности сведений, оговариваются в выписке примечаниями типа: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво». Оформление выписок целесообразно производить на бланках предприятия. 7. Архивные копии обычно изготавливаются методом фото- или ксерокопирования, без оформления на бланке предприятия. 8. Первый экземпляр архивной справки (выписки, копии) выдается (высылается) автору запроса, второй экземпляр — хранится на предприятии. Рис. 3.43. При отсутствии в архиве предприятия запрашиваемых сведений заявителю высылается письмом отрицательный ответ. 141