* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация хранения документов деленной совокупности документов (фонду). Основные принципы учета: централизация; унификация; гибкость (динамичность); полнота и достоверность учетных данных. Для фиксации учетных данных применяются книги учета поступления и выбытия документов, описи дел, реестры описей, списки фондов, паспорта архивохранилищ: в своей совокупности они образуют учетную документацию архива предприятия. Основными единицами учета служат документальный фонд (в составе архивного фонда предприятия) и единица хранения (отдельное дело), а для поединичного учета ЭД (БД) используется индивидуальная учетная карточка (см. ранее). Отметим, что поступление на архивное хранение ЭД (БД) фиксируется в отдельном разделе общей книги поступления и выбытия документов. За единицу хранения ЭД (БД) принимается автономный машинный носитель с сопроводительной документацией, а за единицу учета — запись (файл или группа файлов), представляющая единый програмно-информационный объект1. Документы, состоящие на хранении в архиве предприятия, могут использоваться для обеспечения законных прав и интересов юридических и физических лиц — выдачи (по запросам) архивных справок, архивных копий или архивных выписок. Напомним, архивная справка — это документ, содержащий имеющуюся в распоряжении архива информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных (данных об архивных документах), на основании которых составлена данная справка (см. рис. 3.42). В свою очередь, архивная копия — это документ, воспроизводящий текст или изображение оригинального архивного документа, с указанием его поисковых данных. Наконец, архивная выписка — это документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к предмету запроса (определенному вопросу, факту или лицу), с указанием поисковых данных соответствующе1 Вспомогательными документами учета ЭД (БД) в архиве предприятия служат журнал учета поступления и выбытия ЭД (БД) и журнал учета перезаписей (миграций) ЭД (БД). 139