* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация хранения документов 4) запретом на применение в хранилищах огня и нагревательных приборов. Охранный режим в архиве предприятия обеспечивается комплексом охранных средств1 и мер (см. рис. 3.39). Охранные меры предполагают: 1. Установление пропускного режима на входе в здание (помещение архива) и внутри него (например, в отделе хранения особо ценных документов), в том числе в отношении вноса и выноса документов. 2. Оборудование хранилищ прочными дверями с надежными замками и приспособлениями для опечатывания. 3. Оборудование окон хранилищ металлическими решетками. 4. Хранение ключей от хранилищ (их дубликатов) только в специально отведенных для этого охраняемых местах или (в рабочее время) на руках у сотрудников, имеющих допуск к соответствующим помещениям (документам). 5. Регулярную, скрытую смену кодов для автоматических (электронных) замков. Рис. 3.39. Размещение дел следует производить в порядке, наилучшим образом обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск в соответствии с данными учета: по функциональным группам, а в пределах групп — в возрастающем хронологическом порядке (документы за 2005 год, 2006 год и т.д.). Дела, отнесенные к функциональной группе, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Традиционные документы размещаются с учетом принадлежности к категории временного или постоянного хранения: временного хранения — в связках, постоянного хранения — в картонных коробках (на пять дел) или папках. Оригиналы (первые экземпляры) ЭД (БД) целесообразно хранить на жестком диске специально выделенного компьютера, вторые экземпляры (копии) — на жестком диске резервного компьюте1 К основным охранным средствам следует отнести системы видеонаблюдения и сигнализации. 135