* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация хранения документов Описи дел (см. рис. 3.37), подписанные лицами, ответственными за их составление, представляются в архив предприятия через год после завершения включенных в них дел в делопроизводстве. По требованию архива в дополнение к описям могут также составляться оглавление, список сокращений и указатели. Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится в два этапа: на первом этапе архив совместно со службой ДОУ и подразделением, отвечающим за функционирование информационных технологий (ИТ) (отдел информации, служба ИТ и т.п.), определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД И БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы (сформированный перечень после необходимых уточнений утверждается ЭК); на втором этапе на основании перечня производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение. В ходе экспертизы, кроме прочего, устанавливается взаимосвязь ЭД (БД) с традиционными документами предприятия. Решение об окончательном отборе ЭД (БД) принимается на основе критериев, учитывающих, в частности, функциональную значимость ЭД (БД), полноту (завершенность процесса создания) ЭД (БД), аутентичность ЭД (БД), отсутствие в ЭД (БД) дублирующей информации, при этом принимаются во внимание: а) ограничения на прием ЭД (БД) (обусловленные в том числе соответствием типа электронного оборудования архива различным режимам хранения); б) стоимость перевода ЭД (БД) в другой формат и обеспечения надлежащего режима хранения в целом; в) наличие сопроводительной документации к ЭД (БД). По результатам экспертизы ценности составляется описи дел и акты (см. рис. 3.38) о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению. В акты включаются дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив предприятия в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности. 129