* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация хранения документов Основные правила составления описей дел предусматривают следующее: 1. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. 2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, а если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером. 3. Порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет. 4. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. 5. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). 6. Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи (вслед за последней описательной статьей) заполняется итоговая запись. Рис. 3.36. ________________________________________________________ (наименование предприятия) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя _________ ____________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ____ Индекс дела (тома, части) 2 Заголовок дела (тома, части) 3 Дата Кол-во дела листов (тома, в деле (томе, части) части) 4 5 Название раздела Срок хранения дела (тома, части) 6* № п/п 1 Примечание 7 * Графа 6 не заполняется для описей постоянного хранения. 127