* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация хранения документов ми исполнителями) в службу ДОУ, где группируются его работниками в дела в соответствии с установленными правилами (см. рис. 3.24). Основные правила группировки документов в дела: 1. В дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом1. 2. Распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел. 3. Группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением: а) переходящих дел; б) личных дел; в) документов выборных и совещательных органов; г) других специфических групп документов, период формирования которых по тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом (например, документы, относящиеся к определенному бизнес-проекту). 4. Группировка документов одного вида (функционального назначения) с постоянным и временными сроками хранения производится в разные дела. 5. В дело помещается только один (как правило, первый) экземпляр документа. Исходящие документы, а также документы, подлежащие возврату, помещаются в дела в копиях. 6. Не допускается помещать в дела: а) оригиналы документов, подлежащих возврату; б) лишние (дублетные), а также черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных); в) сброшюрованные документы (последние хранятся отдельно). Рис. 3.24. Коротко остановимся на особенностях формирования в дела некоторых наиболее распространенных видов документов. В частности, издаваемые предприятием распорядительные акты, имеющие приложения, группируются в дела по видам и хронологии вместе с приложениями. Уставы (положения, инструкции и иные аналогичные документы), прилагаемые к распорядительным документам, которыми они утверждены (введены в действие), группируются в дела в качестве приложений к 1 Объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку (по корешку) — 4 см. В необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов (частей), при этом индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением пометок «т. 1», «ч. 2» и т.д. 107