* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 3. Организация документооборота Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т.п.) — они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу). При вскрытии конверта (упаковки) проверяется наличие в нем документов, а также их комплектность, включая приложения. О недостающих вложениях составляется акт (см. рис. 3.14) в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю данного документа, а второй — хранится в службе ДОУ1. Извлеченные из конвертов документы подлежат сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые (см. ранее) в соответствии с действующими на предприятии правилами. Кроме того, из числа документов, подлежащих регистрации, выделяются документы с отметками «Важно», «Срочно», «Оперативно» и т.п. — такие документы регистрируются в первую очередь, после чего, как правило, сразу же передаются по назначению. Остановимся далее на наиболее существенных моментах регистрации входящих документов. Уточним, что регистрация в данном случае — это процедура фиксации факта поступления документа на предприятие путем проставления на нем номера с последующей записью необходимых сведений о документе в Журнале регистрации входящих документов (см. рис. 3.15). Журнал ведется в традиционном и электронном видах. Нумерация входящих документов производится в прямом возрастающем порядке в течение календарного года. Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время до 14 часов, производится с указанием фактической даты поступления. Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время, но после 14 часов, производится с указанием даты следующего рабочего дня. Наконец, регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в нерабочее время, производится в первый рабочий день с указанием даты этого рабочего дня. Процедура регистрации включает: 1) простановку регистрационного штампа «Вх. №__»2; 1 Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по указанным на них сведениям можно определить адрес и личность отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении в конвертах личных или платежных документов. 2 Электронные документы предварительно распечатываются, при этом распечатка и информационный носитель регистрируются отдельно. 85