* Данный текст распознан в автоматическом режиме, поэтому может содержать ошибки

Глава 5. Организация управления документами При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства1: 1. Документы создаются предприятием и поступают к нему извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. 2. Документальная информация является динамичной, т.е. она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени. 3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения. 5.2. Определение сроков хранения документов Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках: регулирующей среды (соответствующей нормативной базы); требований деловой деятельности и подотчетности; риска утраты (повреждения, искажения) документированной информации. Отметим, что в настоящее время сроки хранения документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, определяются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле»2, а иных документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, — соответствующими Перечнями докумен1 В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться. 2 От 22 октября 2004 г. № 98-ФЗ. 17